Gestión de efectivo en eventos universitarios

Las universidades tienen entre 1,000 y más de 50,000 alumnos, por lo tanto, no sorprende que los predios de los campus universitarios se consideren sedes ideales para eventos especiales.

Los campus universitarios tienen sedes y áreas específicamente designadas para eventos, que pueden contener a la mayoría de la población estudiantil. Se sabe que, durante el curso del año académico, las universidades realizan cientos de eventos de distinto tamaño y tipo, que van desde eventos deportivos y manifestaciones estudiantiles hasta conciertos y espectáculos teatrales.

EVENTOS ESPECIALES EN EL CAMPUS

Este aumento de la cantidad de personas presentes en el campus para asistir a estos eventos hace que la cantidad de efectivo en el campus aumente significativamente. A medida que aumenta el flujo de efectivo, la universidad es cada vez más susceptible a las pérdidas y los robos. Además, hay un alto riesgo de error humano en el manejo y el recuento de efectivo durante los eventos, además de una mayor exposición al riesgo de robo al transportar el efectivo al banco. Por eso, es crucial mantener la seguridad y la exactitud de todos los bienes de la universidad con procedimientos eficientes de gestión de efectivo, que van desde las operaciones a la logística del efectivo.

USO DE EFECTIVO EN LOS EVENTOS

Un error de concepto bastante frecuente es pensar que la mayoría de las personas que asisten a un evento pagarán sus consumos y compras con tarjeta de crédito o débito. Sin embargo, de acuerdo con la encuesta sobre preferencias de pago de los consumidores Diary of Consumer Payment Choice de 2019, el efectivo es la opción de pago preferida para las transacciones de escaso valor, de menos de USD 10.

Además, el uso de efectivo entre personas de menos de 25 años es mayor que en cualquier otro grupo de edades del informe, y este es el principal grupo de edades de los asistentes a eventos universitarios. Al considerar los costos asociados con un evento, los asistentes determinarán el tipo de método de pago que desean utilizar. Al prever el flujo de efectivo durante un evento, las universidades deben tener en cuenta lo siguiente:

• Costos de los boletos
• Aparcamiento y combustible
• Comida y bebida
• Recuerdos y mercancía alusiva para los aficionados

La mayoría de las personas eligen pagar el aparcamiento, la comida y las bebidas, y los recuerdos con efectivo debido al menor valor de esos pagos. Por ejemplo, un asistente al evento probablemente tendría efectivo a la mano para el aparcamiento de USD 15, el perrito caliente y las palomitas de maíz de USD 5, y una camiseta de USD 20. Multiplique estos gastos por los cientos o miles de personas que asistirán al evento para calcular la cantidad de efectivo prevista. Esta cantidad también es adicional a la cantidad de efectivo a la mano que se necesita para las operaciones diarias de la universidad.

Los administradores también deben tener en cuenta a los kioscos de comida y bebida independientes, el aparcamiento y las personas que sirven en los kioscos y se movilizan a pie, que solo pueden aceptar efectivo. Con todos los puntos de venta posible que manejan efectivo, es fundamental contar con procedimientos y políticas de gestión de efectivo establecidos.

GESTIÓN DE LA ABUNDANCIA DE EFECTIVO

Debido a la abundancia de efectivo en un campus durante los eventos, el manejo y el aseguramiento del efectivo en el campus debe ser una prioridad. En cualquier evento, pueden reunirse miles de dólares en efectivo en las boleterías, los kioskos de comida y bebida, y las tiendas de recuerdos para los aficionados.

Por ello, es importante crear normas sobre la gestión y el manejo de efectivo durante un evento. Optimizar el proceso de gestión de efectivo permitirá contar con procedimientos y rendición de cuentas estandarizados, y también reducirá la susceptibilidad a los robos, las pérdidas y los errores humanos.

Diseñe el mejor plan para eventos asociándose con un servicio tercerizado de gestión de efectivo para recomendar las soluciones más adecuadas para su universidad. Un servicio tercerizado de gestión de efectivo garantizará que su efectivo esté seguro desde todo punto de vista, desde el almacenamiento seguro en una caja fuerte inteligente, hasta su verificación y depósito en su cuenta. Tener un plan establecido le dará la tranquilidad de saber que su efectivo está protegido.

Comience a gestionar el efectivo de grandes eventos en el campus con estas recomendaciones del Departamento de Justicia de los EE. UU:

• Localice y marque todas las cabinas y kioscos de comida y bebida donde se cobre en efectivo en el plano del estadio
• Asegúrese de que haya fuerzas de seguridad ubicadas cerca de las áreas de cobro en efectivo y kioscos
• Haga que el personal policial revise las rutas que tomará el personal del evento para llevar el efectivo a un punto central de reunión
• Inspeccione las rutas para detectar posibles puntos vulnerables
• Haga que el personal policial apruebe los horarios de recogida del efectivo
• Proteja el punto centralizado de reunión de efectivo con seguridad policial o privada
• Guarde el efectivo en una caja fuerte segura en el punto central de reunión de efectivo antes de su transporte al banco
• Brinde al personal policial una estimación por escrito de la cantidad de efectivo que se reunirá en cada cabina y kiosco
• Proporcione al personal policial una lista de los nombres y los cargos de todo el personal que manejará efectivo
• Contrate un servicio de camiones blindados para recoger el efectivo y transportarlo al banco

Hay más de 3,000 universidades en todo el país y en sus predios se realizan eventos todo el tiempo, con el consiguiente movimiento de efectivo. Las universidades deben procurar proteger sus bienes durante los eventos y en momentos de alto volumen de efectivo para garantizar la salvaguarda de sus valores.

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