Cómo mejorar la seguridad de los empleados con sistemas de efectivo automatizados

Las tiendas minoristas siempre buscan maneras novedosas de optimizar las operaciones sin aumentar los costos ni sacrificar la seguridad. Sin embargo, muchas empresas siguen manejando manualmente su efectivo y conocen demasiado bien los desafíos y los riesgos relacionados con el proceso tradicional de gestión de efectivo.

Todos los días, los gerentes y empleados emplean incontables horas en preparar y contar depósitos, lo cual los distrae de otras tareas esenciales del puesto. Los empleados también corren el riesgo de perder ingresos potencialmente por causa de errores de contabilidad, por aceptar billetes falsos o por robos internos cuando realizan las tareas manualmente.

Además de las tareas de manejo de efectivo en la tienda, se emplean más tiempo y costos de mano de obra cuando los empleados hacen traslados peligrosos de ida y vuelta al banco. A lo largo del día, los gerentes y los empleados autorizados están expuestos a diversos riesgos, incluido el robo. Esto se aplica particularmente a los empleado que transportan depósitos de efectivo a la sucursal local o regresan con cambio o billetes de menor denominación para sus cajas registradoras.

Los dueños y gerentes de empresas también enfrentan el desafío de la responsabilidad de los empleados con el proceso de manejo manual de efectivo. A menudo, la gerencia se pregunta quién tiene acceso a su efectivo y dónde están exactamente los fondos. Adicionalmente, no pueden reconciliar las discrepancias o pérdidas del seguimiento o extravíos de efectivo cuando lo necesitan.

¿Experimentó su empresa alguna de las frustraciones anteriores? No está solo.

Siga leyendo para ver cómo las tiendas minoristas están automatizando las tareas comunes de manejo de efectivo para superar estos dolores de cabeza y asegurar mejor a sus empleados.

ESCENARIO 1: SOLUCIONES AUTOMATIZADAS PARA PUNTOS DE VENTA

Al inicio del día de actividad comercial, un cajero comienza su turno con una caja inicial. Luego, durante todo el día, las ventas en efectivo aumentan la cantidad de dinero que hay en la caja registradora. En una situación ideal, los gerentes podrían pasar para hacer un retiro de efectivo de las cajas registradoras o los empleados podrían depositar el excedente de efectivo en un buzón de seguridad asegurándose, a la vez, de seguir atendiendo a los clientes. Sin embargo, muchas veces, en entornos de mucho movimiento, es posible que los gerentes tengan que apartarse de la atención al público o que los empleados no puedan alejarse por un momento, con lo cual, el efectivo se acumula en las cajas registradoras.

Desafíos:

• El excedente de efectivo aumenta el riesgo de robos internos o de desvío de ganancias
• Hay múltiples puntos de contacto y una falta de trazabilidad de las responsabilidades desde el punto de venta al buzón de seguridad
• Los empleados están expuestos al peligro en cualquier momento en que se transfiere el efectivo de un lugar a otro
• Se pierde tiempo y esfuerzo en contar manualmente el efectivo y preparar los depósitos

Solución: Implementar una caja fuerte inteligente

Las cajas fuertes inteligentes están diseñadas para aumentar la eficiencia del proceso de manejo de efectivo directamente en el punto de venta. Con una caja fuerte inteligente, los cajeros pueden depositar el efectivo directamente en la caja fuerte ubicada en un lugar seguro, después de cada transacción. Esta solución brinda una alternativa más segura al transporte de grandes cantidades de dinero a las oficinas administrativas.

Las cajas fuertes inteligentes también aumentan la trazabilidad de las responsabilidades de los empleados, ya que la caja fuerte requiere que el empleado ingrese un código de identificación antes de cada depósito. Esto permite a los gerentes hacer un seguimiento de todos los depósitos realizados por los empleados, y elimina las oportunidades de robo interno.

Finalmente, una caja fuerte inteligente automatizará el proceso de preparación de depósitos y dará a los gerentes más tiempo para centrarse en las tareas esenciales de su función. Después de cada depósito, la caja fuerte envía los datos a un portal en línea seguro, donde los clientes pueden hacer el seguimiento de su flujo de efectivo en forma remota.

Al usar una caja fuerte inteligente, las tiendas minoristas pueden tener la tranquilidad de saber que sus rentabilidad queda asegurada de inmediato y de que los empleados pueden mantenerse concentrados en sus responsabilidades.

ESCENARIO 2: TERCERIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE EFECTIVO EN TRÁNSITO

Con frecuencia, la gestión manual de efectivo requiere que los gerentes u otros empleados autorizados salgan de la tienda y lleven los depósitos al banco, a veces, más de una vez al día.

Además, muchas tiendas minoristas requieren que dos empleados vayan juntos al banco. Esta medida de seguridad requiere personal adicional y quita tiempo de la atención a los clientes, lo cual, en definitiva, puede perjudicar el logro de las metas de negocios.

Además, los gerentes son responsables de recibir el cambio del banco, como las monedas o los billetes de menor denominación. Muchos bancos cobran un cargo por procesar el cambio, con el consiguiente aumento de los costos para la organización.

Desafíos:

• Los empleados están expuestos al riesgo de robo mientras transportan el efectivo de ida y vuelta al banco
• Se requieren varios puntos de contacto desde la tienda hasta el banco
• Las idas frecuentes al banco llevan tiempo y requieren mucho personal
• Los costos adicionales de los distintos cargos bancarios se acumulan con el tiempo

Solución: Asóciese con un proveedor de logística de efectivo de confianza

Profesionales en seguridad capacitados transportarán en forma segura los depósitos de la tienda directamente al banco, con lo cual se eliminan los riesgos de robo y de vulneración de la seguridad tanto de los empleados como del efectivo. Los camiones blindados también aumentan la trazabilidad de las responsabilidades del manejo de efectivo. Los guardias del camión blindado comprueban que los depósitos estén seguros antes de abandonar las instalaciones y esto elimina la oportunidad de robos internos.

Además, trabajar con un transporte blindado de confianza permite a las tiendas minoristas simplemente hacer sus solicitudes de cambio en línea o recibir su solicitud el próximo día de servicio. Las tiendas minoristas también ahorran dinero, ya que los servicios blindados, típicamente, son más económicos que el cargo por solicitud de cambio de un banco. Además, esta capacidad elimina otra riesgosa ida al banco para los gerentes.

Finalmente, el proveedor de logística de efectivo dará al cliente acceso a un portal en línea seguro para clientes donde los gerentes podrán realizar las solicitudes de cambio para cualquiera de sus sucursales y hacerles el seguimiento, además de generar informes de los servicios. Al lograr mayor eficiencia, los gerentes y los empleados podrán reasignar el tiempo que ahorran al no tener que ir al banco frecuentemente y, además, asegurarse de que su empresa esté funcionando sin problemas y de que se resuelvan todas las consultas de los clientes.

ESCENARIO 3: TABLEROS DE INFORMES INTERACTIVOS

Además de hacer riesgosas idas al banco, los gerentes también son responsables de asegurar que el depósito llegue y se complete antes del horario de cierre del banco para depósitos. Si el depósito llega demasiado tarde, no aparecerá en el estado de cuenta hasta el día siguiente, con lo cual se producirá una discrepancia con los depósitos.

Además, los procesos manuales carecen de un registro impreso de todas las transacciones y depósitos. Aun cuando una tienda minorista use un sistema de seguimiento, es posible que deba conectarse a múltiples plataformas para encontrar los datos necesarios para conciliar sus registros.

Desafíos:

• La falta de registros impresos dificulta las conciliaciones
• Los gerentes no pueden identificar y resolver rápidamente los errores contables
• Los informes inexactos privan a la organización de la capacidad de proyectar sus necesidades de efectivo
• El almacenamiento de datos en múltiples lugares no es óptimo ni eficiente

Solución: utilizar sistemas automatizados con funciones de generación de informes

Las tiendas minoristas que usan servicios de camiones blindados y sistemas automatizados como las cajas fuertes inteligentes pueden tener acceso a toda su información de depósitos en una única plataforma. Dado que el portal está en línea, las tiendas minoristas simplemente pueden gestionar su efectivo y las sucursales de sus tiendas desde cualquier lugar, en cualquier momento.

Este acceso conveniente a los informes, los comprobantes de entrega y los tableros en un portal centralizado permite al cliente resolver cualquier discrepancia en sus estados de cuenta. Ahora, los gerentes pueden ahorrar tiempo y dedicarse a las tareas esenciales de su función en la tienda, para mantener a los empleados enfocados en sus tareas y a los clientes satisfechos.

Las tiendas minoristas conocen los desafíos y los riesgos de que sus empleados tengan que hacer la gestión manual del efectivo. Por fortuna, las tiendas minoristas ya no tienen que soportar esta carga, gracias a la evolución de la tecnología de gestión de efectivo y a los servicios ofrecidos por las compañías especializadas en gestión de efectivo. Las organizaciones pueden tener la tranquilidad de saber que sus empleados están protegidos y no están expuestos a ninguna amenaza. Además, sin esa preocupación, los empleados pueden concentrarse en sus tareas diarias en lugar de tener que hacer recuentos manuales y peligrosas idas al banco.

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